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Firmenumzüge sind eine große Herausforderung, die man nicht unterschätzen muss. Wie jeder normaler Umzug, muss man auch hier früh genug mit der Planung beginnen. Eine Checkliste kann Ihnen sehr behilflich sein und Ihre Vorbereitung erleichtern. Eine Firma wechselt ihren Standort normalerweise nicht sehr oft und hat damit keine Erfahrung. Es lohnt sich deswegen die fachkundige Meinung von Spezialisten zu nutzen. Im Internet kann man umfangreiche Informationen zu diesem Thema finden. Der Tagesablauf kann natürlich teilweise verhindern werden.

 Wann muss man mit der Planung anfangen?

Am besten wäre es, wenn der Büroumzug teilweise am Wochenende stattfindet. Für die Mitarbeiter bedeutet das, dass sie ihre Arbeit fast ohne Unterbrechung fortsetzen können.

Bitte beachten Sie, dass ein Büroumzug auch mit der Einrichtung der neuen Office-Räume verbunden ist. Das verlangt entsprechend viel Zeit, was oft vernachlässigt wird. Das gesamte Büro zu wechseln bedeutet nicht nur den Umzug selbst, sondern es gibt noch viele mehrere Aufgaben, die zeitaufwendig sind. Damit den ganzen Verlauf des Umzuges reibungslos über die Bühne geht, muss man sich etwa einige Monate Zeit nehmen. Deswegen muss man mit der Vorbereitung möglichst früh beginnen und eine vollständige Planung erstellen.

 Einrichtungsmöglichkeiten

Ein Umzug bringt viele positive Emotionen, was die neue Einrichtung der Räume angeht. Sie kann eine völlig neue Atmosphäre in das Büro schaffen. Es muss nicht alles so eingerichtet werden wie in dem alten Office war. Auf ein völlig neues Design freuen sich vor allem die Mitarbeiter, deren Einrichtungswünsche berücksichtigt werden sollten. Jetzt ist der Moment für neue Büro-Ordnung. Die Mitarbeiter werden neu aufgeteilt und jeder bekommt vielleicht ein neues Büro. Deswegen empfiehlt es sich, einen Plan vorläufig erstellt zu werden, damit die Umzugshelfer die Möbel direkt an die vorgeplante Stelle bringen können.

Ein Tipp: Inventarisieren Sie die gesamte Büroeinrichtung und kleben Sie Blätter auf die Möbel, mit Information, wo sie gebracht werden sollten. Für diesen Zweck können Sie im Voraus Platzanweisungen für jedes Möbelstück erstellen. Das gleiche können Sie auch auf den Umzugskartons kleben.

Eine Checkliste erleichtert den geplanten Umzug

Es ist sinnvoll, dass Sie etwa drei Monate vor dem Umzug mit der Vorbereitung anfangen. Stellen Sie zuerst sicher, dass den neuen Mietvertrag in Ordnung ist. Informieren Sie sich dann über die Kündigungsfristen. Bestimmen Sie ein Umzugstermin. Alle Mitarbeiter müssen auch über den geplanten Umzug Bescheid wissen. Deswegen bereiten Sie Infobriefe vor, die Sie Ihren Mitarbeitern überreichen.

Kunden und Geschäftspartner müssen auch rechtzeitig darüber informiert werden. Sie müssen auf jeden Fall die neue Anschrift, Telefon- und Faxnummer haben. Deswegen schreiben Sie ihnen die aktuellen Angaben der Firma einfach per E-Mail oder überreichen Sie sie bei Ihrem letzten Treffen. Informieren Sie für die neue Lage Ihres Unternehmens noch den Steuerberater, Anwälte, Versicherungen und Finanzamt. Auch die Angaben im Handelsregister und im Telefonbuch müssen geändert werden.

Sie müssen nicht nur eine Umzugsfirma beauftragen, sonder müssen Sie noch Handwerker, Maler und Reinigungspersonal sowie Telefon und Internetanbieter beauftragen. Zählerstände müssen auch abgelesen werden. Deswegen muss ein Termin rechtzeitig abgesprochen werden.

Erstellen Sie einen Plan – welche Möbel müssen entsorgt werden, welche mitgenommen und wo müssen sie in dem neuen Büro stehen.

Ein Sperrmülltermin muss auch organisiert werden.

1 Monat vor dem Umzug

Erstellen Sie einen Einrichtungspaln. Berücksichtigen Sie die Einrichtungswünsche der Mitarbeiter. Besprechen Sie noch einmal das Bedürfnis von Umzugshelfern und wenn es nötig ist, engagieren sie mehr als es vorgeplant. Überlegen Sie, ob Sie über genügend Verpackungsmaterialien verfügen. Brauchen Sie Transportfahrzeug und haben Sie Halteverbotzonen beauftragt. Beachten Sie, ob die alte und die neue Gebäuden für den Umzug geeignet sind.

2 Wochen vor dem Umzug

Alle Termine noch einmal bestätigen. Zudem können Sie mit dem neuen Mieter ein Treffen vereinbaren. Sie müssen den neuen Schlüssel bekommen und einen Übergabeprotokoll erstellen. Alle Mitarbeiter müssen Ihnen ihre Schlüssel zurückgeben. Zu dieser Periode gehört die Verpackung und Beschriftung von Möbeln und Kisten.

 Einige Tage vor dem Umzug

In dieser Woche sollten Sie wichtige Mappen und Unterlagen sorgfältig verpacken und wenn es möglich ist, selbst in das neue Büro transportieren. Vergessen sie nicht das rechtzeitig zu erledigen, sonst können wichtige Dokumente in dem gesamten Chaos verloren gehen.

 Am Umzugstag

Wenn alle Sachen aus dem alten Büro transportiert werden, sollte

die beauftragte Reinigungsfirma die Räume professionell reinigen. Überprüfen Sie noch einmal, ob Sie etwas nicht vergessen haben und dann können Sie den Übergabeprotokoll an den alten Vermieter übergeben. So haben Sie alles mit dem alten Büro erledigt.

Nach dem Umzug

Nach dem Umzug haben Sie noch einige organisatorische Sachen zu erledigen. Vergessen Sie nicht die Angaben in dem Impressum der Unternehmenswebseite zu ändern.

Es macht keinen guten Eindruck, wenn die Kontaktdaten nicht aktualisiert sind.

Überprüfen Sie, ob alle Möbel ohne Schäden sind. Wenn Sie solche bemerken, fotografieren Sie die entstandenen Schäden und schicken Sie die Fotos zu dem Umzugsunternehmen.

Veranstalten Sie eine Party und laden Sie alle Mitarbeiter ein.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und wenn Sie andere Tipps zum Thema haben, freuen wir uns auf Ihre Kommentare.