Checkliste für einen Office-Umzug erstellen

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Die Vorbereitung für einen Office-Umzug ist anders als bei einem privaten Umzug.

Ein Geschäftsumzug ist normalerweise viel größer, dauert länger und ist teurer.

Die Entscheidungen, die ein Unternehmensinhaber in Bezug auf den anstehenden Ortswechsel treffen muss, sind viel umfassender und komplizierter.

Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, dass Sie bei der Planung einer Checkliste für den Büroumzug die folgenden Tipps beachten:

Eine Office-Umzug-Checkliste planen

Wenn Sie den Office-Umzug organisieren, müssen Sie zuerst einen Plan erstellen, der aus ein paar Komponenten bestehen muss:

• Legen Sie den Umzugstermin fest, dies definiert den Zeitrahmen für Ihre Planung.
• Organisieren Sie rechtzeitig die Kündigung Ihrer Mietvertrag und die Änderung der Adresse.
• Planen Sie Ihr Budget gut und rechnen Sie immer mit einem zusätzlichen Prozentsatz der Gesamtkosten, falls unerwartete Ausgaben auftreten sollten.
• Überlegen Sie welche Geräte, Möbel, Bürobedarf transportieren möchten und von welchen Sachen möchten Sie sich befreien. Sie haben mehrere Optionen – Gebrauchte Sachen verkaufen, spenden oder auf Lager legen.
• Denken Sie daran, wie Sie die Computer im Büro transportieren. Stellen Sie sicher, dass alle vertraulichen Informationen von ihnen vor dem Transport gelöscht werden.
• Planen Sie für Ihren Office-Umzug eine detaillierte Checkliste. Was soll eine Checkliste beinhaltet: alle Aufgaben, die Sie zu tun haben, wichtige Termine, wichtige Aktivitäten usw.
• Organisieren Sie regelmäßige Treffen mit allen Mitarbeitern, die in der Vorbereitung für den Umzug tätig sind.  Jeder muss sich mit den aktuellen Aufgaben bekannt geben. Außerdem können die beteiligten Helfer angemessene Ideen geben, die den gesamten Prozess erleichtern kann.
• Erstellen Sie eine Inventarliste. Sie müssen die Anzahl und den Zustand der beförderten Sachen (Büros, Firmenunterlagen, Möbel, Geräte, Elektronik usw.)  ausführlich beschreiben. Machen Sie Fotos, um bei Schadensfall nach der Beförderung ein Beweis vorweisen zu können. Während der Vorbereitungsprozess kontaktieren Sie das Umzugsunternehmen und stellen Sie es Fragen.
• Danach verteilen Sie die Aufgaben. Jede Person muss informiert werden, wofür sie insbesondere verantwortlich ist. Alle Aufgaben müssen rechtzeitig durchgeführt werde. Wenn Sie selbst den gesamten Umzugsprozess planen, ist die Organisation Ihres Personals sehr wichtig für den erfolgreichen Umzug.
• Sie können die Aufgaben auf Personen aus einer Abteilung verteilen, die für die Vorbereitung des Umzugs verantwortlich sind oder Sie können die Aufgaben zwischen den Managern der verschiedenen Abteilungen aufteilen. Jeder Manager kann dann den Umzug seiner Abteilung koordinieren.

Ein gutes Koordinieren des gesamten Umzugsprozesses bedeutet, dass Sie regelmäßig Treffen organisieren müssen. Einmal in einer oder zwei Wochen organisieren sie Treffen der Personal. Auf diese Weise werden alle Beteiligten auf dem Laufenden gehalten.

Für den Office-Umzug vorbereiten

Um die Sicherheit des Büros zu gewährleisten, müssen Sie den zuverlässigen Umzugsanbieter finden und ihm komplexe Aufgaben übergeben.

Je nachdem, was Sie transportieren und was Sie für die Lagerung hinterlassen möchten, beachten Sie Folgendes:

• Es ist angemessen, für die Beförderung der Möbel ein Umzugsunternehmen zu beauftragen.
• Wenn Sie selbst den Umzug organisieren, beauftragen Sie ein Umzugsunternehmen wenigstens für die Beförderung der Technik (Computer, Elektrogeräte usw.).
• Jede seriöse Umzugsfirma hat eine breite Palette an Services, die Sie nach Wunsch durchgeführt werden können.
• Beachten Sie, ob Sie ein Lager benutzen? Haben Sie Dinge auf dem Lager, die Sie für den nächsten Zielort brauchen? Überlegen Sie auch deren Transport.
• Ein Umzugsunternehmen hat normalerweise eine jahrelange Erfahrung im Gebiet und kann Ihnen praktische Ideen bezüglich der Spezifikationen Ihres Office-Umzuges mitteilen. Sie erklären Ihnen, was Sie brauchen und welche Services den gesamten Umzugsprozess erleichtern können.

Umzugsanbieter Fragen stellen

Um den Umzug Ihrer Firma zu planen, finden Sie das passende Umzugsunternehmen. Organisieren Sie ein Treffen mit dem Anbieter und stellen Sie möglichst viele Fragen, um sicher zu stellen, dass das Unternehmen seriös ist.

Untersuchen Sie den Umzugsanbieter gut, bevor Sie etwas unterschreiben.

Gehen Sie in das Büro des Unternehmens und stellen Sie viele Fragen:

• Wie viele Mitarbeiter sind in der Firma tätig?
• Wie viele festangestellte Mitarbeiter sind in der Firma?
• Über welche Umzugswagen und Umzugsausrüstung verfügt die Firma?
• Seit wann existiert die Firma?
• Hat die Firma Erfahrung im Bereich des Office-Umzugs?

Auf diese Weise bekommen Sie eine klare Vorstellung von der Größe des Unternehmens.

Bei der Planung eines Büroumzugs spielt die Umzugsfirma eine sehr wichtige Rolle, so dass es sich lohnt, sie im Detail zu untersuchen.

Ein weiterer Tipp, der laut einer neuen Studie auch die Umzugskosten senken kann: Lesen Sie Umzugsbewertungen von echten Kunden

Finden Sie Umzugsunternehmen aus Ihrer Region und sehen Sie, welches Feedback und welche Bewertung es von seinen Kunden erhalten hat.

Wenn Sie etwas aus Ihrer Erfahrung hinzufügen möchten, können Sie gerne kommentieren.

Nachdem Ihr Umzug vorbei ist, schreiben Sie eine Bewertung und helfen Sie anderen das richtige Umzugsunternehmen für sich zu finden.