Weil Mobilität heutzutage etwas vollkommen Normales ist, entscheiden sich immer mehr Unternehmen für einen Standortwechsel. Das ist oft eine strategische Handlungsalternative, die zu mehreren Erfolgen und positiven Auswirkungen führen kann.
Eine Änderung des Standortes beeinflusst das gesamte Prozess der Arbeit und bringt nach sich viele Neuigkeiten und Entwicklungen. Ein Umzug ist oft mit dem Wachstum der Firma verbunden oder aber aus finanziellen Gründen.
Auf jeden Fall ist das eine schwierige Situation, da die Funktionalität des Geschäftsmodells der Firma muss für eine gewisse Zeit eingeschränkt werden. Der Firmenumzug ist ein schwieriger Mechanismus, der präzis eingeschätzt und geplant werden muss.
Bevor die Firmenführung sich für einen Umzug entscheidet, muss sie sich eine wichtige Frage stellen und zwar was erwartet man nach dem durchgeführten Umzug, welche sind die Ziele, die erfüllt werden sollen.
Das ist ein wichtiger Ausgangspunkt, der die Geschäftsführung nicht unterschätzen soll, wenn es von einem Umzug die Rede ist. Das Ziel macht die gesamte Organisation einfacher und führt zu wenigen Fehler während des gesamten Umzugsprozesses.
Mit diesem Beitrag versuchen wir die häufigsten Gründe für einen Firmenumzug zu definieren. Auf diese Weise möchten wir der Geschäftsführung leichter machen, die Planung für den bevorstehenden Umzug zu strukturieren.
Wachstum einer Firma
Ein gutes Zeichen für die Prosperität ist das Wachstum der Firma. Neue Mitarbeiter kommen immer häufiger und es gibt keinen Platz für neue Schreibtische im Raum.
Das ist ein klares Zeichen, das die Firmenräume schon zu eng sind, um allen Mitarbeitern einen funktionellen Arbeitsplatz anzubieten. Dann bleibt nichts anderes übrig, als die Geschäftsführung Gedanken für ein neues Office zu machen.
Ein Umzug ist die beste Gelegenheit neue Regeln in dem neuen Office zu entwickeln, was zu besseren Leistungen in der Arbeit führen kann. Die Geschäftsführung kann sich Gedanken auch in dieser Richtung machen und noch vor dem Umzug Sammlungen organisieren, wobei die Regel in dem neuen Büro besprochen werden kann.
Bürofläche optimieren und verschönern
An dem Arbeitsplatz verbringt man etwa 9 Stunden pro Tag. Jeder wünscht sich einen gemütlichen Arbeitsplatz, wo sich wohl fühlt. Deswegen ist es empfehlenswert, wenn sich der Arbeitgeber Mühe gibt und eine moderne, freundliche Atmosphäre für seine Mitarbeiter schafft. In Abhängigkeit von der Tätigkeit der Firma, kann jeder Arbeitgeber mit allen notwendigen Bequemlichkeiten und Komfort die Räume einrichten.
Ein Firmenumzug organisieren, damit laufende Kosten optimiert werden.
Ein Umzug organisiert man nicht nur wegen Wachstum der Firma. Es kommt häufig vor, dass Arbeitsplatz nicht gut organisiert ist. Die Office-Räume können manchmal gut optimiert werden, so dass man einen Standortwechsel durchführen lassen kann, um laufende Kosten zu reduzieren.
Der Mietvertrag endet
Die Geschäftsführung hat vielleicht die Entscheidung für einen Umzug getroffen, weil der laufende Mietvertrag ausläuft. Jetzt ist die beste Gelegenheit nach einer besseren Variante zu suchen.
Vielleicht gibt es günstigere und gemütlichere Office-Fläche, die bessere Optionen anbietet. Man kann durch einen Standortwechsel modernere Büroräume finden, wo sich die Mitarbeiter besser fühlen können und damit bessere Leistungen aufweisen.
Ein Firmenumzug muss im Voraus geplant werden.
Hat sich die Geschäftsführung für einen Umzug entschieden, stellt sie normalerweise folgende 4 wichtige Hauptfragen:
- Wie sehen die neuen Räumlichkeiten aus. Sind sie genug funktionell? Wie viele Arbeitsplätze kann man einrichten?
- Ist der neue Standort gemäß der Tätigkeit der Firma genug praktisch? Sind in der Nähe Parkplätze, wo Mitarbeiter und eventuell Kunden parken können. Sind die Verkehrsverbindungen gut? Gibt es für die Mitarbeiter Möglichkeiten zu Mittag essen zu gehen?
- Umzugshelfer und Handwerker müssen beauftragt werden, um den gesamten Standortwechsel zu realisieren.
Was muss man bei einem Firmenumzug beachten? In erster Linie denken Sie daran, ob die Infrastruktur in den beiden Gebäuden gleich ist. Ist das nicht der Fall kann es leider zu großen Schwierigkeiten kommen, wenn man sich nicht im Voraus die Mühe gibt, einen guten Plan zu erstellen.
Wenn die Geschäftsführung Profi-Packer beauftragen, verläuft der Umzug weniger stressig. Sie sollten nicht für viele Details denken. Wie z.B., ob genügend Anschlüsse für Computer und Technik vorhanden sind, ob das Treppenhaus zu eng ist usw.
Kunden, Mitarbeiter und Ämter sollten auch rechtzeitig über den bevorstehenden Umzug informiert werden
Informieren Sie rechtzeitig Ihre Kunden über den Standortwechsel. Die Adressänderungen sollten Sie überall benachrichtigen. Planen Sie neue aktuelle Visitenkarten, ändern Sie die Adressangaben auf die Webseite, der Stempel sollten Sie auch abändern. Stellen Sie sicher, dass überall, wo Ihren Anschrift steht muss aktualisiert werden.
Mitarbeiter sollten auch rechtzeitig über den bevorstehenden Bürowechsel informiert werden. Ist der Umzug außerhalb der Stadt, sollten sie wenigstens 3 Monate im Voraus Bescheid wissen. Nicht alle Mitarbeiter haben wahrscheinlich den Wunsch auch umzuziehen. Sie müssen über genügend Zeit haben neue Arbeit zu finden.
Über den bevorstehenden Umzug sollten auch Ämter (Finanzamt, Gewerbeamt, Steuerberater, Anwälte, Versicherungen, Banken) informiert werden.
Was man bei einem Firmenumzug beachten muss:
Wertvolle Möbel und Computer-Einrichtung lassen Sie am besten vom Spezialisten transportieren.
Sind die Mitarbeiter auch am Umzugstag dabei, sollte man für Sie auch einen Plan erstellen. Sie müssen während des ganzen Tages verpflegt werden und bei Laune halten. Ein leckeres Essen und schöne Musik motiviert sie zusätzlich.
Planen Sie für die Durchführung des Umzuges etwas mehr Zeit, als es nötig ist. Lieber das Gefühl haben, früher fertig zu sein, als die Aufgaben nicht rechtzeitig bewältigt zu werden.
Firmenumzug mit Umzugsunternehmen
Besonders wenn Ihr Business Spezifikationen aufweist, ist es sinnvoll eine Umzugsfirma zu beauftragen, die über die nötige Qualifizierung verfügt. Zu den Umzugsprojekten, die spezifisches Know-how, eine spezifische Planung und spezielle Handhabung verlangen, gehören z.B.: Klinikumzüge, Laborumzüge, IT-Umzüge, Bibliotheksumzüge / Archivumzüge, Kunsttransporte, Maschinentransporte
Für einen IT-Umzug sind z.B. folgende Umzugsservice anzubieten:
- De- und Reinstallation der IT-Komponenten
- Kabelmanagement
- Funktionsprüfungen am neuen Standort
- Transport Ihrer Server
- Server-De-/Reinstallation
- Reinigung des EDV – Equipments
Die Service sind nicht vollständig. Je nach Branche, je nach Firma müssen selbstverständlich weitere spezifische Abklärungen gemacht werden.