Ein Büroumzug ist auf den ersten Blick eine komplizierte Aufgabe. Auf der einen Seite geht es darum, alle vertraglich angestellten Mitarbeiter seinen Arbeitsort zu wechseln.
Auf der anderen Seite müssen alle Büromöbel und Bürobedarf zu ihren neuen Zielort transportiert werden. Mit anderen Worten ausgedrückt, ist ein Büroumzug viel komplizierter als ein privater Umzug. Man muss eine rechtzeitige Planung machen und genug Zeit für eine angebrachte Vorbereitung haben.
UmzugBewertungen.de hat für Sie wichtige Anweisungen zu diesem Thema zusammengestellt und möchte es Ihnen in den gesamten Umzugsprozess erleichtern.
Büroumzug erfolgreich durchführen
Womit muss man starten? Definieren Sie einen exakten Zeitplan für alle mit dem Umzug verbundenen Aktivitäten.
Wichtig ist, dass alle Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten u. a. über die Termineinstellungen, zu denen wichtige Daten und Uhrzeiten zählen, rechtzeitig informiert werden.
Bevor Sie eine Checkliste für den anstehenden Umzug erstellen, entscheiden Sie sich, welche Sachen zuerst eingepackt werden sollen, welche können weggelassen werden, welche sollen im letzten Moment vorbereitet werden.
Erst wenn Sie sich bereit einen Überblick verschafft haben, besorgen Sie sich geeignete Verpackungsmaterialien – Umzugskartons, Luftpolsterfolie, Klebeband, Marker usw.
Es ist keine leichte Aufgabe, die richtige Anzahl von Umzugskartons zu berechnen. Wahrscheinlich haben Sie spezielle Gegenstände, die besondere Behandlung brauchen. Am besten nutzen Sie die professionelle Hilfe einer Umzugsspedition. In diesem Fall kommt zu Ihnen im Büro ein erfahrener Berater, der Ihnen viele nützliche Tipps und Ideen mitteilt. Die Vorbereitung mit Verpackungsmaterialien ist ein wichtiger Schritt.
Eine Checkliste ist wichtiger Bestandteil jedes Umzugs. Bei einem Büroumzug ist es angemessen sogar zwei erstellt zu werden – eine Checkliste für Sie und alle Aufgaben, die Sie selbst erledigen müssen und eine für die anderen verantwortlichen Personen. Vergessen Sie nicht Fristen für die auszuführenden Aufgaben festzulegen, damit alle Schritte pünktlich über die Bühne gehen.
Alle Aufgaben sollen ordentlich und deutlich geschrieben und auf die passenden Personen verteilt werden.
Wenn die Angestellten in der Firma am Umzug teilnehmen, lassen Sie sie auch wissen, was von Ihnen verlangt wird.
Zum Beispiel, wenn sie die Archive der Firma für den Transport vorbereiten oder ihre Computer und andere Elektronik einpacken müssen, sollten Sie dazu klare Anweisungen geben. Wenn sie damit keine Erfahrung haben oder machen dies zum ersten Mal, ist es empfehlenswert, eine Versammlung zu organisieren, um auf alle Fragen zu beantworten.
Die großen Unternehmen beauftragen für dieses Ziel normalerweise eine Umzugsspedition. Trotzdem muss jeder Mitarbeiter sein Büro für den Umzug vorzubereiten. Nur auf diese Weise kann er dann in dem neuen Büro seine Büro-Sachen schneller finden und in Ordnung bringen.
Schritt für Schritt zum erfolgreichen Büroumzug
Langfristige Vorbereitungsmaßnahmen:
- Wie sieht das neue Büro aus? Wie wird es eingerichtet? Welche Neuigkeiten werden durchgeführt?
- Kündigungsfristen einhalten. Berücksichtigen Sie Renovierungspflichten.
- Termin für Büroumzug festlegen.
- Informieren Sie alle Mitarbeiter für den anstehenden Umzug und verteilen Sie alle Aufgaben.
- Vergleichen Sie mehrere Umzugsangebote.
- Spezialisierte Service für Demontage und Montage des Mobiliars finden.
Was muss man etwa ein Monat vor dem Büroumzug erledigen
- Sich Grundrissplan besorgen und durchnummerieren.
- Die neue Einrichtung skizzieren und Arbeitsplätze kennzeichnen.
- Schriftliche Information über Termine, Aufgaben und Umzugsverlauf den Mitarbeitern übergeben.
- Ein Umzugsangebot annehmen
- Genug Umzugsmaterialien kaufen – Umzugskartons, Verpackungspapier, Luftpolsterfolie usw.
- Adressänderungen allen Lieferanten, Mitarbeitern und Kunden mitteilen.
- Parkmöglichkeiten für Möbelwagen erledigen.
- Verkauf bzw. Weitergabe von nicht mehr benötigten Mobiliar organisieren.
Was muss man etwa drei Tage vor dem Umzug organisieren
- Schränke und Schreibtischladen komplett leeren und für den Transport vorbereiten. (Demontage, wenn nötig)
- Büro-Sachen in Umzugskartons einpacken. Umzugskartons mit Zielort beschriften.
Was muss man am Umzugstag noch erledigen
- Umzugskartons gemäß Nummerierung und Kennzeichnung in den Umzugswagen platzieren.
- Falls eine Umzugsspedition beauftragt wurde, ist es sinnvoll ein Möbelstellplan an allen Profi-Packer verteilt zu werden.
- Beachten Sie für Schäden. Diese sollte man schriftlich dokumentieren.
- Geräte und Möbel installieren/einrichten.
- Eine Party für die Mitarbeiter organisieren.
Und nun viel Erfolg im neuen Büro!